Bạn đang bối rối, lo lắng khi hằng ngày phải gửi một số lượng lớn thư mời, bản thảo,… email cho khách hàng, đối tác,… Và vẫn chưa biết làm cách nào để rút ngắn thời gian thay vì phải nhập thủ công. Do đó, tính năng Mail Merge trong Word chắc chắn sẽ là một “trợ thủ” đắc lực của bạn trong tương lai.
Bài viết dưới đây Divine Shop sẽ hướng dẫn bạn chi tiết cách cài đặt và sử dụng công cụ Mail Merge “thần thánh” này nhé!
Mail Merge Word là gì?
Mail Merge trong Word hay còn có thể gọi là trộn thư, đây là một tính năng có sẵn trên phần mềm Microsoft Word. Với tính năng này bạn có thể thực hiện gửi thư, thông báo, lời cảm ơn,… đến các đối tác khách hàng dựa trên dữ liệu bạn có sẵn.
Ở tính năng Mail Merge, bạn chỉ cần soạn thảo nội dung mẫu cần gửi sau đó ở những nội dung cá nhân: Họ tên, Địa chỉ, Số điện thoại,… thì Mail Merge sẽ giúp bạn tự đồng điền. Từ đó tiết kiệm được rất nhiều thời gian và năng suất công việc hơn là nhập thủ công nhé!
Cách Mail Merge trong Word đơn giản, hữu ích mà bạn không nên bỏ qua
Tiếp theo dưới đây, Divine Shop sẽ hướng dẫn bạn cách thực hiện Mail Merge trong Word dựa trên dữ liệu khách hàng theo các bước sau:
Bước 1: Bạn hãy tiến hành khởi động MS Word. Sau đó, hãy chọn Mailings > Start Mail Merge > Step-by-step Mail Merge Wizards…
Bước 2: Sau đó, bạn sẽ thực theo 6 bước để tiến hành cài đặt Mail Merge. Ở mục Select Document Type, bạn hãy chọn loại thư mà bạn đang thực hiện.
Bước 3: Tiếp đến, bạn hãy tiến hành chọn mẫu để sử dụng.
- Use the current document: Sử dụng file hiện tại.
- Start from a template: Sử dụng mẫu có sẵn.
- Start from existing document: Sử dụng mẫu đã tồn tại trong thư mục của bạn.
Sau đó, bạn hãy chọn Next: Select recipients để tiếp tục.
Bước 4: Ở bước tiếp theo, bạn cần thiết lập dữ liệu cần nhập vào mẫu thư. Hoặc bạn có thể tạo mới trực tiếp bằng cách chọn vào Type a new list > Create…
Bước 5: Tại hộp thoại New Address List, bạn hãy nhấn vào Customize Columns… để chỉnh sửa tên trường dữ liệu phù hợp với mẫu thư của bạn.
Bước 6: Sau khi đã đổi tên trường dữ liệu, bạn hãy nhấn vào New Entry > Ok để khai báo dữ liệu mới.
Bước 7: Ở bước tiếp theo khi thiết lập Mail Merge trong Word, bạn hãy chọn vào More items… để cài chọn trường dữ liệu cần nhập vào mẫu thư.
Bước 8: Sau đó, bạn hãy Insert lần lượt từng trường dữ liệu tự động vào mẫu thư cần gửi. Và tiếp tục chọn Next: Preview your letters để qua bước tiếp theo.
Bước 9: Lúc này, bạn có thể xem thư mẫu của bạn dưới dạng Preview. Hãy kiểm tra xem có thông tin nào bị sai sót hay không nhé! Nếu không hãy tiếp tục chọn Next: Complete the merge hoặc chọn vào mục Edit Recipient list… để chỉnh sửa.
Bước 10: Cuối cùng, bạn hãy chọn Finish & Merge để tùy chọn gửi email hoặc in ra nếu cần thiết nhé!
Một số lưu ý khi chuyển dữ liệu hàng loạt bằng Mail Merge
Để quá trình cài đặt, thiết lập tính năng Mail Merge trong Word được thực hiện dễ dàng thì Divine Shop đã giúp bạn tổng hợp một số lỗi thường gặp dưới đây:
- Khi bạn thực hiện lấy dữ liệu: danh sách khách hàng, thông tin cá nhân,… qua Excel thì cần đảm bảo trong các ô tính đều chứa dữ liệu và phải định dạng Text.
- Để truy xuất dữ liệu các ô tính bạn có thể dùng hàm INDIRECT và có thể sử dụng nhiều công thức khác nhau trên Thư mẫu của bạn.
- Khi bạn chọn những mẫu thư có sẵn trong Word thì đã có những trường dữ liệu cố định như: First Name, Last Name, Address Line,… Lúc này hãy kết hợp giữ những trường dữ liệu cố định hoặc chỉnh sửa để tạo ra bản mẫu cho riêng bạn.
Tạm kết
Qua bài viết trên Divine Shop đã hướng dẫn bạn tất tần tật những thủ thuật để thực hiện cài đặt và sử dụng Mail Merge trong Word để chuyển tiếp thư mời, thông cáo, hợp đồng,… cho tất cả các khách hàng, người dùng,.. cùng một lúc mà không tốn quá nhiều thời gian và công sức. Hy vọng đây sẽ là nguồn tham khảo hữu ích dành cho bạn. Chúc các bạn thực hiện thành công.
